La realtà è che le fotocopiatrici sono viste come una merce per le aziende e quasi tutte le aziende ne hanno almeno una. Ma le fotocopiatrici sono tutte uguali? E se non sono uguali, come decidi quale acquistare? Hai bisogno di trovare le migliori fotocopiatrici da ufficio? Tutti hanno un budget, ma accontentarsi della fotocopiatrice più economica potrebbe non essere il miglior rapporto qualità-prezzo e potrebbe essere più il mal di testa dei pochi euro al mese che hai risparmiato. Ecco le nostre raccomandazioni sulle migliori fotocopiatrici professionali per ufficio (note anche come stampanti multifunzione).
Che cos’è una stampante multifunzione?
Il termine “stampante multifunzione” è un termine generico che può essere utilizzato in modo intercambiabile con altri termini come “fotocopiatrici commerciali, stampante multifunzione e fotocopiatrice da ufficio”, solo per citarne alcuni. In quanto tale, una stampante multifunzione è un’apparecchiatura per ufficio in grado di gestire varie funzioni al di fuori della semplice stampa. Di solito, ciò significa che può anche acquisire, copiare, stampare, caricare e inviare fax. Le funzioni disponibili su un modello dipendono dal suo produttore, dalla sua linea di prodotti e da qualsiasi componente aggiuntivo o aggiornamento sia stato installato.
Come si installa una stampante multifunzione?
Al giorno d’oggi, la maggior parte delle stampanti multifunzione sono plug-and-play, il che significa che si collega l’alimentazione e tuttavia si connetterà alla rete, tramite Ethernet o Wi-Fi, per iniziare. I produttori si sforzano di rendere le loro stampanti multifunzione facili da usare, quindi gli sforzi di installazione estesi non solo richiedono tempo, ma possono spesso portare a costi elevati se è necessaria l’assistenza. Basta seguire le istruzioni incluse con la macchina e l’installazione dovrebbe essere semplice.
Quanto dovrebbe durare una fotocopiatrice aziendale?
Anche se è probabile che le loro controparti domestiche vedano un utilizzo inferiore, le fotocopiatrici aziendali tendono ad avere una durata di cinque anni. Tale cifra può aumentare o diminuire in base alla frequenza di utilizzo della macchina. Se tieni il passo con la manutenzione e gli utenti sono tenuti sotto controllo, la tua macchina potrebbe durare più di cinque anni.
Fotocopiatrici professionali a confronto
Una prima scelta da effettuare
Getto di inchiostro o laser?
Quando si tratta della questione del getto d’inchiostro o del laser, la risposta dipende dalle esigenze della tua azienda. Se stai cercando di copiare immagini o grafici dettagliati, il getto d’inchiostro sarà il migliore per te. Le fotocopiatrici che utilizzano laser e toner per produrre le loro copie sono riservate ai documenti di testo. La capacità di stampa a getto d’inchiostro è più adatta per i lavori che richiedono il colore, mentre le stampanti laser sono le migliori per i progetti monocromatici. Inoltre, le stampanti a getto d’inchiostro sono all’inizio più economiche, ma le loro cartucce d’inchiostro sostitutive non durano quanto le cartucce di toner e sono più costose nel lungo periodo.
Toner o inchiostro?
Questa è un’estensione della domanda del getto d’inchiostro o del laser. Le macchine a getto d’inchiostro utilizzano cartucce d’inchiostro, mentre le macchine laser utilizzano il toner. Le macchine a getto d’inchiostro sono più economiche e più piccole delle loro controparti laser, ma le cartucce d’inchiostro sono significativamente più costose e richiedono sostituzioni più frequenti rispetto ai sistemi che utilizzano cartucce di toner. Le macchine a base di toner, tuttavia, non sono brave a stampare immagini come le stampanti e le fotocopiatrici che usano l’inchiostro. La decisione se la tua azienda debba utilizzare toner o inchiostro dipende dalle esigenze della tua azienda.
Velocità di stampa
Quando si stampa o si copia un documento, nessuno vuole stare vicino a una macchina in attesa del completamento del lavoro. La maggior parte dei produttori di stampanti e fotocopiatrici multifunzione odierne si sforza di immettere sul mercato macchine da stampa veloci. Man mano che le piccole imprese crescono per aggiungere più dipendenti, una macchina più veloce porterà grandi vantaggi a quella società, poiché un dispositivo più lento rappresenterà un collo di bottiglia per la produttività.
Misurata in pagine al minuto (ppm), la velocità di stampa di una macchina è solitamente la stessa per i documenti monocromatici e per i documenti a colori, con i modelli di stampante laser che generalmente superano i modelli di stampante a getto d’inchiostro. Nella nostra ricerca, abbiamo trovato macchine lente fino a 15 ppm e veloci fino a 85 ppm. Naturalmente, le macchine più veloci hanno cartellini dei prezzi più alti. La decisione sulla velocità con cui eseguire la stampa dipende in gran parte dalla frequenza con cui la stampante deve funzionare in primo luogo.
Connettività e accessibilità di una stampante
Una moderna stampante e fotocopiatrice multifunzione può connettersi a Internet per svolgere determinate attività. È importante considerare quali funzionalità di Internet sono importanti per la tua azienda, come l’organizzazione di file basata su cloud per scaricare e stampare documenti o funzionalità di fax. Oltre alla funzionalità online, alcune stampanti possono interfacciarsi con altri dispositivi, come unità flash USB o telefoni cellulari per la connettività wireless tramite Bluetooth o Wi-Fi.
La tecnologia a mani libere delle odierne stampanti e fotocopiatrici multifunzione rende anche queste macchine più accessibili a una più ampia gamma di dipendenti. Le persone con disabilità spesso hanno problemi con le macchine per ufficio, quindi i produttori hanno adottato misure per rendere le cose più facili per quegli utenti.
Con caratteristiche come segni in rilievo sulle tastiere, sensori di movimento e touchscreen a colori più grandi e più facili da leggere, chiunque può utilizzare efficacemente una di queste macchine. Queste aggiunte aumentano non solo le opzioni dei tuoi lavoratori, ma anche la facilità d’uso della macchina, consentendo a tutti nel tuo ufficio di utilizzare la macchina indipendentemente da eventuali disabilità.
Facilità d’uso
Una stampante e una fotocopiatrice multifunzione dovrebbero essere facili da usare, poiché quasi tutti nel tuo ufficio dovranno utilizzarle prima o poi. Grazie alla dipendenza dei modelli più moderni da un touchscreen a colori e all’integrazione con dispositivi Android e iOS per la stampa wireless, le macchine odierne sono altamente funzionali indipendentemente dall’esperienza tecnica dell’utente.
La facilità d’uso si applica anche alla configurazione iniziale del sistema e alla formazione degli utenti. La maggior parte dei malfunzionamenti può essere attribuita all’errore umano, che porta a importanti blocchi nella produzione. Ad esempio, se un promemoria ampiamente distribuito è difficile da leggere perché la macchina non è stata utilizzata correttamente, ciò ostacolerà la capacità della tua azienda di diffondere informazioni e si tradurrà in una perdita di forniture se il lavoro deve essere rifatto.
Sicurezza e privacy
Quando si cerca una stampante e una fotocopiatrice multifunzione compatibili con il cloud, è necessario prestare attenzione ai dati integrati e alle misure di sicurezza della rete. Quando aggiungi una fotocopiatrice alla tua rete locale, è un altro dispositivo endpoint che i malintenzionati possono utilizzare per sfruttare i tuoi file system.
Molte fotocopiatrici dispongono di controlli tramite password, protocolli di criteri di stampa centralizzati che un amministratore di sistema può utilizzare per impostare regole per il funzionamento della macchina e opzioni di accesso a livello utente per impedire a persone non autorizzate di utilizzare la macchina.
Alcuni modelli hanno dischi rigidi crittografati per memorizzare dati sensibili, mentre altri si affidano a protocolli di crittografia per le loro connessioni Internet per mantenere i dati al sicuro. Se la tua azienda si occupa di dati dei consumatori protetti HIPAA, la sicurezza dovrebbe essere una priorità assoluta per te nella fotocopiatrice che scegli.
Altri fattori da valutare nella scelta di una fotocopiatrice multifunzione
Risoluzione: controlla la risoluzione della macchina. Non vuoi passare attraverso lo sforzo di selezionare una macchina economica in grado di sfornare rapidamente pagine senza occupare molti spazi dell’ufficio che producono stampe sfocate o illeggibili.
Potenza di elaborazione e capacità di memoria: Mentre acquisti fotocopiatrici, oltre a prendere nota della velocità dell’unità, cerca la potenza di elaborazione e la capacità di memoria della fotocopiatrice e determina se queste due configurazioni saranno sufficienti per le tue esigenze di stampa.
Ciclo di lavoro: Ogni dispositivo multifunzione sul mercato ha dei limiti. Per le stampanti multifunzione e le fotocopiatrici, il limite principale è il ciclo di lavoro, ovvero il numero massimo di pagine che la macchina può eseguire in un mese. Considerala come una regola pratica per la resistenza operativa della macchina. Nella nostra ricerca, abbiamo trovato macchine che possono gestire solo 10.000 pagine al mese e alcune che possono gestirne 720.000. Dovrai valutare quanto sia importante il ciclo di lavoro di una macchina rispetto al numero di pagine che prevedi di attraversare.
Mobilità: Sebbene nessuno debba spostare la stampante e la fotocopiatrice multifunzione dell’ufficio in un attimo, è importante considerare quanto spazio occuperà la macchina. Le piccole imprese tendono a non avere molte proprietà immobiliari all’inizio, quindi una macchina enorme probabilmente non avrebbe senso per la maggior parte delle aziende a meno che non sia il punto cruciale del business. In molti casi, queste macchine rimarranno su una scrivania o uno schedario, quindi anche il peso è una considerazione importante.
Prezzo: nella maggior parte dei casi, il prezzo è il fattore più importante per i proprietari di piccole imprese prima ancora di considerare le altre qualità di una fotocopiatrice. In molti casi è disponibile un’opzione di leasing, che lo rendeva più accessibile per le piccole imprese.
Caratteristiche: la funzionalità complessiva di una fotocopiatrice è ciò che separa un modello da un altro. Duplexing, funzionalità con capacità di intelligenza artificiale e connettività Internet sono solo alcune delle funzionalità utilizzate dalle fotocopiatrici odierne.
Facilità d’uso: la facilità d’uso è un fattore importante in una fotocopiatrice a colori. Deve essere intuitivo e comodo da usare. Questa si presenta in molte forme, come schermi tattili che imitano l’interfaccia di uno smartphone e soluzioni per il flusso di lavoro, come la scansione o l’invio di fax, facili da navigare. La facilità d’uso si applica anche alla configurazione del sistema e alla formazione iniziale dell’utente.
Dimensioni: le fotocopiatrici multifunzione sono macchine fisiche, quindi la loro dimensione in un ambiente d’ufficio è una considerazione importante. Sebbene alcune macchine siano abbastanza piccole da stare su una scrivania, potrebbero non avere tutte le funzionalità necessarie per una piccola impresa. Dall’altro lato della medaglia, una macchina enorme può occupare troppo spazio in un ufficio, il che può causare altri problemi.
Velocità: la velocità con cui una fotocopiatrice può duplicare e stampare un documento è incredibilmente importante per la sua utilità complessiva in un contesto aziendale.
Ciclo di lavoro: come la maggior parte delle macchine con parti in movimento, le fotocopiatrici generalmente hanno un’assegnazione mensile prevista di quante pagine può sfornare in un mese.
Accessibilità: valutare le fotocopiatrici per vedere se includevano funzioni utili come segni in rilievo, sensori di movimento, touch screen, applicazioni facili da usare e controllo vocale.
Garanzia: le fotocopiatrici coperte da una solida garanzia del produttore aiuteranno a coprire quegli incidenti imprevisti e contribuiranno a garantire che tu abbia una macchina funzionante per la durata della garanzia.
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